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PEC - Posta Elettronica Certificata: procedure e riferimenti normativi

La posta elettronica certificata è obbligatoria per aziende e professionistiCos'è la Posta Elettronica Certificata (PEC)?
La Posta Elettronica Certificata è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
                                                        
Rispetto al tradizionale servizio di posta elettronica, la PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive molto particolari e tali da fornire agli utenti la certezza dell’invio e della consegna (o della mancata consegna) delle  e-mail al destinatario con l'attestazione dell'orario esatto di spedizione.

Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto  non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che gli eventuali allegati. La PEC garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

La "certificazione" è garantita dal fatto che il gestore del servizio rilascia  al mittente una ricevuta che costituisce prova legale  dell’avvenuta spedizione del messaggio e di tutti gli eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del  destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
                                              
Con le proprie "ricevute", quindi, i gestori del servizio PEC certificano che il messaggio:
  • E' stato spedito;
  • E' stato consegnato;
  • Non è stato alterato.

In ogni avviso inviato dai gestori è presente anche una certificazione riguardante la data e l'ora in cui è avvenuta ognuna delle operazioni su indicate. I gestori inviano, ovviamente,  avvisi anche in caso di errore  in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna)  in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Il gestore conserva traccia di tutte le ricevute inviate per un periodo di 30 mesi e, pertanto, qualora il mittente dovesse smarrirne qualcuna, entro questo arco temporale di riferimento, potrà chiedere al gestore un duplicato.

La Legge prevede l'obbligo per tutte le società, le ditte individuali ed i liberi professionisti iscritti ad Albi professionali di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC) e di utilizzarla come strumento di comunicazione con la Pubblica Amministrazione. Società e ditte devono, inoltre, obbligatoriamente comunicare la propria casella PEC al Registro Imprese e sono previste sanzioni pecuniarie per chi non ottempera a tale obbligo.

Per le imprese individuali di nuova costituzione, che si devono iscrivere al Registro Imprese o hanno bisogno dell'annotazione presso l’Albo delle imprese artigiane, l’indicazione dell’indirizzo PEC è obbligatorio e contestuale alla pratica di iscrizione. Chi non dovesse adempiere all’obbligo, vedrà la domanda sospesa per 45 giorni e comunque fino ad integrazione della stessa con un indirizzo PEC valido e funzionante. Trascorso inutilmente tale periodo la domanda si intenderà come non presentata.

La casella di posta elettronica certificata è considerata, ormai, uno strumento di comunicazione essenziale non solo per le aziende, ma anche per i privati e gli altri soggetti economici. Oggi sono sempre più numerose le persone che decidono di dotarsi di una propria casella PEC (anche se non sono titolari di Partiva IVA) al fine di utilizzarla per scopi prettamente privati. Molti, infatti, avendone scoperto le potenzialità e, soprattutto, la comodità acquistano una casella di posta certificata poichè, al costo di pochi euro l'anno, consente loro di comunicare con la Pubblica Amministrazione in modo semplice e veloce. Basti pensare, ad esempio, alla possibilità di presentare istanze, richiedere autorizzazioni o partecipare a bandi indetti da Regioni e Comuni per il sostegno alle famiglie (bonus energia, contributo affitti, ecc) inviando la documentazione necessaria via PEC piuttosto che recandosi direttamente presso i vari Uffici/sportelli. Come sopra specificato, infatti, la PEC ha lo stesso valore legale della "classica" raccomandata con ricevuta di ritorno che tutti noi conosciamo.


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